„Potvrda o prihvatanju“ predstavlja dokument o formalnom prihvatanju Izvođačevog Pisma ponude. Izdaje ga i potpisuje Investitor i obično ima jednu do dve strane.
Može sadržati i priloženu belešku koja sadrži eventualne dogovore između strana. Međutim, ti dogovori moraju biti potpisani od obe Strane.
Šta je svrha Potvrde o prihvatanju?
Svrha Potvrde o prihvatanju je da potvrdi Investitorovo prihvatanje tehničkog i komercijalnog dela Izvođačevog Pisma ponude, osim Ugovornih Uslova. Dok traju pregovori između strana o Ugovornim Uslovima, a pre potpisivanja Ugovornog sporazuma, obično je pametno krenuti sa izvođenjem Radova (najčešće pripremnih radova), kako se ne bi gubilo dragoceno vreme za izvođenje Radova u iščekivanju završetka pregovora.
Kako bi se omogućio početak Radova pre potpisivanja Ugovornog sporazuma, a u cilju zaštite interesa obe Strane, i Investitora i Izvođača, Investitor bi trebalo da izda Potvrdu o prihvatanju. Prema FIDIC Uslovima Ugovaranja, Potvrda o prihvatanju može da se potpiše umesto Ugovornog sporazuma tj. Ugovorni sporazum kao dokument ne mora da postoji. S druge strane, ukoliko ne postoji Potvrda o prihvatanju, izraz „Potvrda o prihvatanju“ predstavlja Ugovorni sporazum, a datum izdavanja ili prijema Potvrde o prihvatanju predstavlja datum potpisivanja Ugovornog sporazuma.
U određenim pravnim sistemima, prijem Potvrde o prihvatanju predstavlja trenutak početka Ugovornog odnosa između Strana. Međutim, pre potpisivanja Potvrde o prihvatanju umesto Ugovornog sporazuma potrebno je proveriti lokalne zakone.
Instrukcija za ograničeni početak radova
Opciono, ukoliko Investitor želi da ograniči vrednost Radova koji se mogu izvoditi pre potpisivanja Ugovornog sporazuma, Investitor može uz Potvrdu o prihvatanju izdati i tzv. Instrukciju za ograničeni početak radova („Limited Instruction to Proceed“). Instrukcija za ograničeni početak radova može sadržati vrednost Radova koju Izvođač može izvoditi pre završetka pregovora i potpisivanja Ugovornog sporazuma između Strana. Ograničavanjem vrednosti Radova koje Izvođač može izvesti pre potpisivanja Ugovornog Sporazuma, Investitor ograničava trajanje pregovora i izbegava značajno jačanje Izvođačeve pozicije prilikom pregovora.
Obično se Instrukcija za ograničeni početak radova izdaje za izvođenje pripremnih radova na gradilištu.